4.16.2008

PELATIHAN BERBASIS ON-LINE SEBAGAI UPAYA INOVATIF DALAM RANGKA MEWUJUDKAN PEGAWAI NEGERI DI DAERAH YANG BERKUALITAS

Seiring dengan kebijakan otonomi daerah maka pegawai negeri sipil yang memiliki basis di daerah diintegrasikan ke pemerintah daerah. Segala urusan yang berkenaan dengan pegawai negeri di daerah menjadi tanggung jawab daerah dari mulai perekrutan, pembinaan, penggajian, dan pelatihan.

Dalam bidang pelatihan daerah kini mempunyai kewenangan untuk melakukan pelatihan sendiri sesuai dengan kebutuhan di Daerah. Maka pendirian diklat-diklat di Daerah dimasa datang mungkin bukan sesuatu hal yang mengejutkan. Sementara itu lembaga diklat pusat akan sulit memaksakan pelayanannya kepada daerah untuk mengikuti latihan-latihan yang dilakukan oleh Departemen-departemen terkait. Sekarang ini banyak pemerintah daerah yang merasakan sistem pelatihan selama ini tidak responsif terhadap perkembangan dan kebutuhan daerah. Diklat fungsional yang dulunya terpusat di Departemen akan beralih kepada diklat di Propinsi.

Pendidikan dan pelatihan yang dilakukan oleh Pusat seharusnya segera merubah strategi, sistem dan bentuknya sehingga pelatihan-pelatihan yang dilakukan oleh Pusat tetap diminati oleh daerah karena Pendidikan dan pelatihan yang dilakukan oleh Pusat tetap memiliki arti penting, paling tidak ada dua dimensi dari pelatihan yang diselenggarakan oleh pemerintah Pusat. Pertama, dimensi pemerataan peningkatan standar kemampuan pegawai negeri di daerah. Standar kompetensi untuk pegawai negeri ini sangat penting terutama dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Misalnya kemampuan pejabat eselon IV di Sorong, seharusnya sama atau hampir sama dengan kemampuan eselon IV di Surabaya. Standar kemampuan ini penting karena akan berujung pada pelayanan yang bermutu, dimana masyarakat akan mendapat perlakuan yang kurang lebih sama jika dilayani oleh pemerintah daerah di tempat yang berbeda. Kedua, dimensi perekat, dimana PNS merupakan faktor yang cukup kuat jika digunakan sebagai alat perekat negara kesatuan Republik Indonesia. Karir PNS tidak dibatasi oleh sekat-sekat kedaerahan tetapi setiap PNS memiliki akses untuk pindah dari satu tempat ke tempat lain selama itu dibutuhkan.

Saat ini pelatihan yang diselenggarakan pemerintah Pusat seharusnya tetap dipertahankan, karena masih sangat diperlukan oleh daerah-daerah, terbukti diklat-diklat yang diselenggarakan oleh departemen-departemen di Pusat masih diminati oleh pegawai daerah. Tetapi disisi lain daerah merasakan beratnya biaya yang harus ditanggung untuk mengikuti pelatihan-pelatihan yang diadakan di Pusat atau di jakarta. Untuk itu Pusat sebaiknya memikirkan langkah inovatif untuk melakukan perubahan managemen pelatihan lebih baik. Salah satu cara adalah dengan menerapkan pelatihan berbasis on-line.

Paradigma Baru tentang Pelatihan

Sistem pelatihan yang berbasis on-line didasarkan karena terjadinya proses transformasi ke dalam paradigma baru tentang pelatihan. Terdapat lima area transformasi yang saat ini terjadi, yaitu :

Pertama, transformasi dari training ke performance (from training to performance). Transformasi yang pertama ini menganggap pelatihan lebih difokuskan kepada out come. Para pelatih sangat bertanggung jawab terhadap hasil yang dicapai; mereka harus bisa diaplikasikan dalam pekerjaannya yang pada akhirnya akan menguntungkan organisasi.

Kedua, transformasi yang kedua adalah dari di dalam kelas ke kapan saja dan dimana saja (from the classroom to anytime… anywhere). Waktu dan tempat latihan tidak lagi dibatasi, karena proses pelatihan dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja dibutuhkan. Hal ini sangat membantu baik bagi para trainers maupun trainee yang sangat sulit meninggalkan waktunya beralama-lama. Karena peserta pelatihan dapat mengatur waktunya sendiri dan bisa dilakukan di rumah, kantor, atau di hotel dll.

Ketiga, transformasi dari fasilitas fisik ke fasilitas jaringan. Fasilitas fisik seperti ruangan, peralatan presentasi, projector dll diganti dengan sistem jaringan yang berbasis on-line, dapat berbasis internet maupun intranet.

Keempat, transformasi lainnya adalah from cycle time to real time. Lama pelatihan tidak lagi dibatasi oleh jumlah hari atau jam, tetapi sangat tergantung dari kemampuan peserta pelatihan untuk mengakses pelatihan, dapat dilakukan secara cepat maupun lambat.

Sistem pelatihan berbasis on-line

Pelatihan berbasis on-line adalah proses learning yang menggunakan teknologi online baik berupa website, internet maupun intranet yang menyediakan berbagai solusi untuk berbagai pemecahan masalah dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan kinerja.

Pelatihan online berlandaskan kepada tiga kriteria utama, yaitu:

1. Pelatihan on-line adalah jaringan yang dibuat dengan berbagai kemudahan untuk selalu di update, mudah untuk didistribusikan dan digunakan untuk saling tukar pengetahuan dan informasi.

2. Pengetahuan dan informasi dikirim dan tersedia dengan menggunakan standar teknologi internet,

3. Fokus pelatihan on-line didasarkan pada pandangan yang luas tentang learning itu sendiri.

Proses Pelatihan berbasis on-line dalam pemerintahan daerah

Pesatnya jumlah pengguna komputer dan internet di Indonesia sudah semakin terdistribusi dengan baik, bukan saja di kalangan bussiness tetapi juga dikalangan organisasi birokrasi. Bahkan sebagian besar pemerintah daerah telah memiliki situs website untuk menampilkan potensi yang mereka miliki dalam rangka memikat investor baik dalam maupun luar negeri.

Namun sejauh ini pemanfaatan teknologi baik website maupun internet belum dilakukan secara optimal, bahkan website yang ada tidak pernah diupdate, internet yang seharusnya dapat dimanfaatkan dengan baik hanya menjadi formalitas bahwa di dalam organisasi tersebut telah terinstall internet.

Pemerintah Pusat harusnya melihat infrastruktur yang ada ini untuk dimanfaatkan sebagai basis untuk melakukan pelatihan-pelatihan bagi pegawai negeri di daerah. Konsep pelatihan yang berbasiskan pada internet ini memiliki beberapa keunggulan terutama cost yang harus dikeluarkan oleh pemerintah daerah yang selama ini dikeluhkan karena terlalu mahal.

Pelatihan ini memadukan berbagai konsep pelatihan berbasiskan sistem on-line untuk memungkinkan para peserta secara mudah untuk mengaksesnya. Tetapi konsep ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan yang ada. Langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh pemerintah pusat melalui departemen antara lain :

1. Membuat website khusus untuk pelatihan pegawai maupun pejabat pemerintah daerah;

2. Website tersebut berisi tentang manfaat, instruksi penggunaan, website, biodata pelatih, materi pelatih dan informasi lainnya yang mendukung.

3. Pendaftaran peserta bisa dilakukan secara online dan pembayarannya dapat dilakukan dengan transfer melalui bank yang ditunjuk;

4. Setelah peserta mendaftarkan diri maka penyedia training memberikan password pribadi untuk dapat mengakses website lebih lanjut;

5. Agar terjadi komunikasi dua arah, maka fasilitas website dapat di lengkapi dengan camera, atau dengan fasilitas website yang menyediakan formulir untuk bertanya ataupun menanggapi materi yang telah diberikan.

Keunggulan sistem pelatihan berbasis on-line

Beberapa keunggulan dari sistem pelatihan berbasisi on-line antara lain :

1. Pelatihan ini lebih menghemat biaya, karena peserta tidak perlu hadir ke tempat penyelenggaraan, cukup dengan duduk didepan komputer dan mengaksesnya. Biaya perjalanan dinas, sewa kamar hotel dan biaya-biaya lainnya dapat dialihkan untuk kebutuhan lainnya;

2. Proses belajar mengajar dapat dilakukan kapan saja baik pada saat jam kantor maupun pada saat dirumah, diperjalanan maupun dari mana saja selama tersedianya fasilitas internet;

3. Jumlah peserta tidak terbatas, sehingga tidak lagi menunggu giliran siapa yang akan mengikuti pelatihan terlebih dahulu;

4. Sumber dana yang didapat oleh pemerintah selain dari peserta pemerintah (penyelenggara) bisa mengundang iklan dalam websitr tersebut.

5. Bagi pemerintah pusat (departemen) dengan sendirinya juga mengurangi biaya biaya perjalanan para pelatih. Selama ini para pelatih kebanyakan adalah pejabat-pejabat birokrasi yang menduduki eselon tertentu. Dengan sistem ini maka para pelatih tidak perlu berlama-lama meninggalkan tugas lainnya. Karena para pelatih bisa saja mengakses dan menjawab secara langsung pertanyaan-pertanyaan dari para peserta.

Empat Hal sebagai pendukung kesuksesan pelatihan berbasis on-line

Kesuksesan pelatihan berbasis training harus didukung oleh infrastruktur jaringan yang baik, sistem jaringan yang cepat dan baik menggunakan kabel, maupun satelit. Namun hal ini saja tidak cukup untuk mendukung terciptanya sistem latihan berbasis on-line yang baik tanpa didukung oleh beberapa hal yaitu antara lain :

Budaya

Budaya kerja diyakini sebagai faktor penting untuk terwujudnya suatau program kegiatan. Untuk itu budaya yang diperlukan adalah budaya yang tidak gagap terhadap teknologi. Organisasi harus terus menerus menciptakan budaya yang kondusif untuk belajar. Budaya belajar terus ditingkatkan, karena belajar adalah proses yang dapat dilakukan dimana saja, baik disekolah, dirumah, dikantor maupun diluar kesemuanya itu.

Kepemimpinan

Tanpa didukung oleh pemimpin yang juga interest terhadap program pelatihan berbasis training maka pelatihan ini tidak akan berjalan dengan baik. Pemimpin tidak saja menganjurkan tetapi juga mencontohkan dengan baik penggunaan fasilitas pelatihan berbasis on-line dengan baik.

Komunikasi

Hal penting lainnya dalam mewujudkan pelatihan berbasis on-line dengan baik, maka perlu dibangun komunikasi dua arah baik sesama peserta training maupun peserta pelatihan dengan para pelatih.

Perubahan

Perubahan merupakan kata kunci sukses lainnya yang harus diyakini. Bahwa perubahan itu adalah abadi karena kita tidak bisa tetap berada pada kondisi status quo, perubahan harus terus diupayakan untuk merespon berbagai permasalahan yang ada disekitar kita, termasuk perubahan sistem pelatihan.

Penutup

Konsep training berbasis pada sistem on-line ini merupakan hal yang sulit untuk dilaksanakan, tetapi perkembangan teknologi terutama teknologi informasi merupakan sesuatu yang tidak dapat dihalang-halangi. Dengan teknologi itulah kita dapat mendapat keuntungan yang luar biasa baik dari sisi pengetahuan maupun budaya. Perubahan akan terjadi seiring dengan perkembangan teknologi itu sendiri.

Untuk itu diperlukan sumber daya manusia yang hadal yang mampu menghadapi berbagai perubahan dan tuntutan lingkungan yang terjadi begitu cepat.

Kiranya perlu suatu kesungguhan dari pemerintah baik di Pusat maupun di Daerah agar terus menerus meningkatkan kwalitas sumber daya manusia demi terselenggaranya penyelenggaraan pemerintah yang baik dalam melayani masyarakat.

Sistem pelatihan berbasis on line ini merupakan suatu konsep yang masih perlu dirinci dan didiskusikan lebih lanjut.

Jakarta, 30 Mei 2002

Mukhlis Abidi

Iseng Iseng Yang Menghebohkan